Jeżeli zarządzasz ludźmi, jesteś liderem, razem z zespołem planujecie i wykonujecie pewną pracę to jednym z istotniejszych elementów, które wpływają na to, czy osiągniecie założone cele, czy osiągnięcie sukces jest rozwój, rozwój Twój, ale też podległych Tobie osób. Zakładam, że w takim właśnie środowisku pracujesz, że tworzycie zespół osób, które chcą się uczyć i rozwijać, chcą to co robią robić lepiej oraz poznawać i robić nowe rzeczy. Żeby jednak jakikolwiek rozwój i nauka miały miejsce musi być jakiś sposób weryfikacji i możliwość sprawdzenia, czy to co robię, robię dobrze, czy może mógłbym to robić lepiej, czy może są inne, lepsze metody na zrobienie tego. A nawet, jak wykonuję swoje zadania niemal perfekcyjnie, to też istotne jest po prostu to wiedzieć, że właśnie tak jest.
Jednym ze sposobów w relacji szef podwładny na właśnie tego typu weryfikację są regularne spotkania one_2_one, na których pracownik ma możliwość otrzymania szczerego feedbacku. Jednak samo zaplanowanie takich spotkań i wrzucenie do kalendarza formie tzw. spotkania cyklicznego to nie wszystko. Spotkania takie muszą mieć określoną formą, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad, aby miały wartość dla Twojego podwładnego i dla Ciebie.
Spotkania one_2_one muszą mieć jasno określony cel i cel ten powinien być omówiony i potwierdzony z Twoim rozmówcą. Dzięki temu obie strony będą mogły się na nim skupić i jeżeli tylko będzie realizowany za każdym razem, będzie mieli poczucie dobrze spędzonego czasu.
Słuchanie. Spotkania takie to dialog, obie strony powinny się na nich wypowiadać, ale istotne jest to, aby druga strona słuchała, tego co mówi rozmówca, a najlepiej, aby to było słuchanie aktywne. Daj wypowiedzieć się podwładnemu, ale zadawaj też pytania, doprecyzowuj. Rozmowa będzie bardziej efektywna, a Twój rozmówca będzie miał poczucie, że faktycznie zwracasz uwagę na to co mówi, że to jest ważne, że go słuchasz.
Bądźcie szczerzy, otwarci i aktywni. Warto sobie na samym początku ustalić właśnie takie zasady. Po to są te spotkania, aby szczerze powiedzieć sobie co jest OK, a co warto i dlaczego poprawić. Dobra atmosfera i poczucie bezpieczeństwa zwiększą chęć do dzielenia się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami oraz pozwala wysłuchać punktu widzenia drugiej strony.
Daj szczery feedback. Wyraźnie podkreśl za co doceniasz podwładnego, za jaką część jego pracy jesteś po prostu wdzięczny, ale też wskaż te elementy, które w Twojej ocenie powinny ulec poprawie. Określ jasne kryteria dobrze wykonanej wg Ciebie roboty. Często popełniany błąd w tego tupu relacjach oraz na takich spotkaniach to to, że ograniczają się one tylko do przekazu „co mógłbyś zrobić lepiej”. Spróbuj wyważyć między przekazem pozytywnym i negatywnym. Pamiętaj, że docenienie, pochwalenie uskrzydla. Twój podwładny powinien wyjść z tego spotkania zmotywowany do dalszego działania, do poprawy i rozwoju.
Poproś także o feedback dla siebie. Pokaż swoim pracownikom, że w szczególności Ty jesteś nastawiony na rozwój, a ich szczery komentarz jest właśnie po to, abyś mógł działać lepiej. Zachęcaj i podziękuj.
Spotkanie one_2_one ma na celu także zaadresowanie konkretnych problemów. To nie tylko szczera rozmowa w przyjaznej atmosferze. Będzie się zdarzać, że Twój podwładny przyjdzie z konkretnym problemem. Ustalcie działania, terminy, jeżeli możesz już podczas spotkania podejmij decyzje.
Ale, pilnuj czasu. Spotkanie mimo wszystko powinno być konkretne i powinno zakończyć się w zaplanowanych ramach czasowych. Zostaw chwilę na koniec na podsumowanie ustaleń, ale także podsumujcie samo spotkanie. Czy jego formuła, tempo, organizacja były dla stron ok.